V rámci série Rozhovory s odborníkmi Vám po dlhšej pauze prinášame ďalší z rozhovorov s uznávanou odborníčkou v oblasti verejného obstarávania s dlhoročnou praxou v tomto odvetví, a to s pani, ktorú pravdepodobne pre jej vysokú odbornosť a mieru rokov, ktoré sa pohybuje v našom odbore netreba ani osobitne predstavovať - s pani Dášou Obuch Palákovou.

V rámci projektu „Zodpovedné verejné obstarávanie“ sa zameriavame na posilnenie princípu „hodnota za peniaze“ vo verejnom obstarávaní. Čo pre Vás tento princíp znamená?

Slovné spojenie „hodnota za peniaze“ mne osobne evokuje zlaté pravidlo, ktorým by sa mal riadiť každý dobrý nákupca, ktorý chce byť dobrým hospodárom, a to aj alebo najmä pri vynakladaní verejných zdrojov. 

Vo všeobecnosti je optimálne vynakladanie verejných zdrojov primárnym cieľom každej zdravej ekonomiky. Jedným z dôležitých nástrojov dosiahnutia tohto cieľa je práve uplatňovanie princípu „hodnota za peniaze“, kedy je dôležité, aby tieto dva ukazovatele (teda hodnota a peniaze), boli v rovnováhe.

Ak sa stotožníme s premisou, že nie je dôležité iba to, za koľko nakúpime, ale hlavne to, čo nakupujeme,  a tým mám na mysli nielen obsah, rozsah, ale najmä primeranú kvalitu, sme na najlepšej ceste aplikácie princípu „hodnota za peniaze“ v praxi.

Verejné obstarávanie vnímam ako čiastkový proces, ktorý je súčasťou nákupného procesu, nie naopak. Je to kľúč k legitímnemu výberu takého subjektu a takej ponuky, ktoré v maximálnej možnej miere napĺňajú očakávania verejného obstarávateľa/obstarávateľa, pričom  tieto očakávania sú determinované práve dosiahnutím maximálnej kvality/hodnoty za čo najnižšiu cenu/peniaze.

Zodpovedné verejné obstarávanie, zahŕňajúce nielen uplatňovanie princípu „hodnota za peniaze“, ale aj ďalších princípov (pomenovaných v zákone o verejnom obstarávaní,) ako napríklad aj princípu zdravého sedliackeho rozumu J,  je potom dôležitým  nástrojom na dosiahnutie cieľa.

V rámci „dobrého verejného obstarávania“ sa v poslednom období tlačí do popredia nutnosť kladenia dôrazu na prípravnú fázu pred vyhlásením verejného obstarávania, napr. použitie inštitútu prípravných trhových konzultácií. Aké pozitíva inštitútu prípravných trhových konzultácií vidíte pre proces a výsledok verejného obstarávania?

Ak je verejné obstarávanie „iba“ súčasťou nákupného procesu, t. j. ak ho vnímame ako nástroj na realizáciu „dobrého nákupu“, tak pred týmto procesom a po ňom zákonite musia existovať rovnako, ak nie viac dôležité procesy, ktoré môžu byť (a prax ukazuje, že sú) rozhodujúce pre efektívne nakupovanie, resp. míňanie verejných zdrojov. Samotnému procesu verejného obstarávania predchádza fáza jeho prípravy, ktorá sa na jednej strane v praxi ukazuje ako najdôležitejšia a na strane druhej ako najviac poddimenzovaná z hľadiska jej dôležitosti vo vzťahu k výsledku.

Dobrý a skúsený nákupca vie, že môže nakúpiť iba to, čo si vopred zadefinoval, ale zároveň iba to, čo ponúka trh. Je absolútne neefektívne pri definovaní požiadaviek abstrahovať od situácie na trhu s danou komoditou, pretože práve trh významnou mierou determinuje úspech konkrétneho nákupu, realizovaného aj prostredníctvom verejného obstarávania. Ak máme v úmysle urobiť dobrý nákup a nielen zrealizovať dobré verejné obstarávanie v súlade s legislatívou (čo sa samozrejme nevylučuje J), korektný vzťah s trhom, ktorý môžeme kľudne familiárne nazvať ako partnerský, je viac ako užitočný.

O mne sa vie, že nie som zástancom verejného obstarávania pre verejné obstarávanie, snažím sa skôr presadzovať aplikáciu tohto nástroja s rozumom a s dôrazom na výsledok, čo je vždy dobrá zmluva (bez ohľadu na formu).  Rovnako nie som zástancom príliš formalistického prístupu k verejnému obstarávaniu a preto viem, aké ťažké je nájsť optimálny spôsob ako zrealizovať dobré verejné obstarávanie v súlade so zákonom o verejnom obstarávaní, ktoré sa neminie svojmu účelu. Chce to skúsenosť, alebo aspoň odvahu...

Rozumnou odozvou na tieto problémy je ukotvenie inštitútu „prípravných trhových konzultácií“ v legislatíve, čím sa vytvára legitímny priestor na transparentnú komunikáciu medzi tým, kto nakupuje a tým, kto dodáva tak, aby bol proces nákupu od začiatku do konca nielen súladný so zákonom o verejnom obstarávaní, ale aby tiež reagoval na aktuálnu situáciu na trhu.

Radím nepoddať sa predstave, že prípravné trhové konzultácie sú liekom na všetky problémy. Je potrebné ich realizovať s rozumom, po zrelom uvážení ich opodstatnenosti, ako aj možností verejného obstarávateľa/obstarávateľa. Vyžaduje si odbornú zdatnosť na strane zadávateľa, schopnosť viesť konštruktívny dialóg, ako aj znalosť umenia vyjednávať.

Ide o možnosť, nie však povinnosť, ktorú verejný obstarávateľ môže v prípravnej fáze nákupného procesu využiť najmä  pri pochybnostiach, ako nastaviť verejné obstarávanie spôsobom, prijateľným pre obe strany  (kupujúceho aj predávajúceho) a spôsobom, ktorý bude súladný s legislatívou. Cieľom je, aby sa minimalizoval čas, potrebný na samotný proces verejného obstarávania, aby sa minimalizovali revízne postupy, ale zároveň a najmä aby sa budovala dôvera  vo verejné obstarávanie ako v spôsob/nástroj legitímneho nadobúdania tovarov, služieb a stavebných prác bez akýchkoľvek bočných úmyslov, a tiež spoločenské povedomie o otvorenosti a transparentnosti verejného obstarávania. Neodmysliteľným benefitom je samozrejme to, že verejný obstarávateľ získava informácie o tom, čo trh ponúka, a to nielen v oblasti ponuky tovarov, služieb a stavebných prác, ale aj v oblasti inovatívnych riešení, technologických postupov, ich dostupnosti a pod.

Z mojich skúseností žiadne z prípravných trhových konzultácií, ktoré sme zrealizovali, neboli zbytočné. V jednom prípade nás prípravné trhové konzultácie priviedli k rozhodnutiu, že sme zamýšľané  verejné obstarávanie vôbec nevyhlásili. Všetky ostatné viedli po ukončení procesov k uzavretiu zmluvy. Pracoval na nich tím ľudí, odborníkov, čo vnímam ako jeden z predpokladov úspešných prípravných trhových konzultácií pri sofistikovaných predmetoch zákaziek.    

Vedeli by ste identifikovať aj nedostatky tohto inštitútu?

Inštitút prípravných trhových konzultácií ako taký nedostatky podľa mňa nemá. Skôr je možné sledovať problémy/nedostatky  pri jeho aplikácii.

Jedným z nedostatkov, resp. aplikačných problémov, môže byť jeho precenenie, pretože aj tento nástroj je len spôsobom, ako je možné sa priblížiť k optimálnemu stavu, neexistuje rovnica „prípravné trhové konzultácie = bezproblémové verejné obstarávanie s optimálnym výsledkom“. Tak ako s každým nástrojom, aj s týmto je nutné sa naučiť pracovať, vedieť kedy ho využiť a kedy zasa nie, ale vedieť aj to, ako týmto nástrojom neublížiť celému procesu (napr. zapojením iba vybraných subjektov a tým zamedzeniu podmienok pre širokú hospodársku súťaž).  

Ako ďalší „nedostatok“ sa môže javiť čas, potrebný na realizáciu prípravných trhových konzultácií. Časový priestor, ktorý venujeme prípravným trhovým konzultáciám, sa nám však zúročí pri samotnom procese verejného obstarávania, a nevyhnutne sa odzrkadlí v samotnom výsledku. Preto aspekt vytvorenia časopriestoru na realizáciu prípravných trhových konzultácií vnímam ja osobne skôr pozitívne, avšak za predpokladu, že realizujeme súvisiace úkony v dostatočnom časovom predstihu.

Je dôležité spomenúť aj to, že výsledky prípravných trhových konzultácií je potrebné vedieť správne využiť. To znamená, vedieť správne vyselektovať informácie, ich dôležitosť a relevanciu, zohľadniť ich pri príprave zadávacích dokumentov, umožniť, aby sa s nimi oboznámili aj tie subjekty, ktoré sa prípravných trhových konzultácií nezúčastnili a majú záujem sa do verejného obstarávania zapojiť atď. V praxi už existuje mnoho príkladov aplikácie prípravných trhových konzultácií, realizovaných skúsenými verejnými obstarávateľmi/obstarávateľmi, ktoré môžu slúžiť ako príklady dobrej praxe, preto je správne a múdre sa týmito príkladmi inšpirovať.

Vychádzajúc z Vašich praktických skúseností, vedeli by ste načrtnúť niektoré riešenia v súvislosti s nedostatkami tohto inštitútu?

Predpokladom realizácie prípravných trhových konzultácií s očakávanými benefitmi je odborná kvalifikácia osôb, ktoré ich realizujú nielen vo vzťahu k verejnému obstarávaniu, ale aj vo vzťahu k predmetu zákazky, pričom rozhodujúca je aspoň minimálna znalosť trhu v oblasti danej komodity; ideálna cesta je špecializácia nákupcu na danú komoditu.

V prípravných trhových konzultáciách by malo ísť o riadený dialóg, bez ohľadu na spôsob ich realizácie. Úroveň tohto dialógu je podmienená rovnosťou strán z hľadiska odbornosti, schopnosti vyhodnotiť výhody/nevýhody dostupných riešení, schopnosť prijať rozhodnutie, ovládanie vyjednávacích techník. Ak ani jeden z týchto atribútov výrazne nezaostáva za ostatnými, existuje predpoklad dobre alebo aspoň primerane zvládnutých trhových konzultácií. Tak ako proces verejného obstarávania nie je, alebo nemal by byť „one man show“, tak ani prípravné trhové konzultácie nie sú predurčené na sólovú jazdu, ale vyžadujú si tímovú spoluprácu vecných a procesných gestorov, ekonómov, právnikov...toto je ideálny stav v ideálnom svete J.  Mala som a mám to šťastie, že som mala a mám okolo seba väčší alebo menší tím ľudí, z ktorých každý rozumie svojej práci a spoločne sa nám podarilo nielen zrealizovať prípravné trhové konzultácie, ale aj doviesť množstvo nákupov do úspešného konca.

Vyspelá Európa zriaďuje centrálnych obstarávateľov, v rámci ktorých vyrastajú špecialisti v jednotlivých oblastiach a podľa mňa to je cesta, ako zefektívniť nákupné procesy minimálne v oblasti štátnej a verejnej správy. My sa na úrovni jednotlivých inštitúcií, organizácií, subjektov radi  venujeme všetci všetkému a ako bonus vnímame už to, že zdieľame svoje skúsenosti.  Musím zopakovať, že či chceme alebo nechceme, nákup,  ako aj samotné  verejné obstarávanie sú podmienené tímovou spoluprácou odborníkov,  veľakrát nielen z interného, ale aj externého prostredia.

Rovnako dôležitým aspektom „zvládnutého“ nákupu vrátane procesu verejného obstarávania je plánovanie. Je pravdou, že tento pojem je historicky sprofanovaný, avšak vo verejnom obstarávaní prax ukazuje, že je viac ako dôležitý. Spomínam to preto, aby sme si boli vedomí skutočnosti, že prípravné trhové konzultácie si vyžadujú čas, nakoľko je nutné s nimi začať v dostatočnom časovom predstihu, resp. uzavretie zmluvy plánovať aj s ohľadom na realizáciu prípravných trhových konzultácií, ak sa pre nich rozhodneme.

Na čo by si verejní obstarávatelia alebo obstarávatelia mali dávať pozor alebo čomu sa vyvarovať pri použití tohto inštitútu?

Ako som už spomínala v predchádzajúcich odpovediach, prípravné trhové konzultácie si vyžadujú komplexný odborný prístup spôsobom, ktorý vytvorí predpoklady na to, aby verejný obstarávateľ alebo obstarávateľ v dialógu „neťahal za kratší koniec“, t. j. aby nebol v nevýhode, aby nebol dotlačený do riešení, ktoré mu nemusia vyhovovať (čo sa však môže ukázať až pri plnení zmluvy).

Rovnako dôležitý aspekt je dodržiavanie základných princípov vo verejnom obstarávaní už v tejto fáze (najmä princípu transparentnosti, princípu nediskriminácie, princípu rovnakého zaobchádzania so záujemcami), i keď sa bavíme o fáze prípravy verejného obstarávania. Je dôležité, aby bol proces maximálne transparentný (spôsob zverejnenia oznámenia o realizácii prípravných trhových konzultácií, spôsob zverejňovania ich výsledkov), aby bolo zabezpečené rovnaké zaobchádzanie so záujemcami (t. j. aby nebol obmedzený prístup všetkým relevantným subjektom), aby žiaden z relevantných hospodárskych subjektov nebol diskriminovaný (napr. vo vzťahu k preferovaným riešeniam) a tiež aby boli už v tejto fáze zohľadnené podmienky pre širokú a čestnú hospodársku súťaž.

Prípravné trhové konzultácie odporúčam využívať vo všetkých typoch zákaziek, bez ohľadu na predpokladanú hodnotu zákazky, jediným determinujúcim kritériom je samotný predmet zákazky, jeho obsah, rozsah a ďalšie atribúty spojené s dodaním predmetu zákazky a stupeň ich poznania.

Vedeli by ste na základe Vašich skúseností povedať, aké informácie od účastníkov na prípravných trhových konzultáciách by mohli byť užitočné a prínosné pre verejných obstarávateľov alebo obstarávateľov pri opise predmetu zákazky, prípadne informácie ktoré prispeli k úspešnému výsledku verejného obstarávania?

Z mojich skúseností ako aj z predošlých vyjadrení je zrejmé, že považujem význam prípravných trhových konzultácií za nespochybniteľný. Minimalizujú sa revízne postupy, minimalizuje sa inštitút vysvetľovania podmienok zákazky, tiež sa optimalizuje čas potrebný na prípravu ponuky, otvára sa proces voči relevantným subjektom aj spoločnosti ako takej, buduje sa dôvera v čistotu a otvorenosť nielen nákupného procesu, ale aj procesu verejného obstarávania.

Predmetom prípravných trhových konzultácií môžu byť podmienky účasti/kvalifikačné požiadavky na záujemcov/uchádzačov, technická špecifikácia predmetu zákazky, podmienky dodania vrátane lehoty dodania, lehota na predkladanie ponúk, resp. čas potrebný na prípravu ponuky, samotná dostupnosť predmetu zákazky, a to všetko s cieľom vytvorenia podmienok pre širokú hospodársku súťaž a maximalizáciu počtu predložených ponúk. Obsah a rozsah prípravných trhových konzultácií je priamo úmerný charakteru predmetu zákazky, jeho zložitosti, stavu prípravy, množstvu informácií, ktorými verejný obstarávateľ/obstarávateľ disponuje. A je práve na ňom, o čom prípravné trhové konzultácie majú byť. Niekedy iba o overení nastavených a definovaných podmienok, niekedy sa práve prostredníctvom prípravných trhových konzultácií kreuje opis predmetu zákazky, podmienky účasti, podmienky dodania atď. Je múdre sa inšpirovať už zverejnenými výsledkami prípravných trhových konzultácií, ale najmä si uvedomiť stav vlastnej pripravenosti zadávacích podmienok, čo vôbec nie je jednoduché.

V čom vidíte najväčší prínos využívania kritérií na vyhodnocovanie ponúk na základe najlepšieho pomeru ceny a kvality, tzv. MEAT kritérií podľa § 44 ods. 3 písm. a) zákona o verejnom obstarávaní?

Som fanúšikom primeranosti v každom ohľade. Rovnako som zástancom používania princípov zdravého rozumu, dobrého hospodára, ako aj princípu „hodnota za peniaze“. Výnimkou nie sú ani meat kritériá, ktoré určite odporúčam využívať všade tam, kde si to predmet zákazky vyžaduje alebo všade tam, kde to charakter zákazky dovoľuje.

Meat kritériá, rovnako ako napr. prípravné trhové konzultácie, si vyžadujú nielen znalosť trhu, ale najmä samotnej komodity. Všetky kritériá, okrem najnižšej ceny, si vyžadujú poznanie toho, čo trh v danom segmente ponúka, aby bolo možné “súťažiť“ o parametre, ktoré zvyšujú kvalitu v porovnaní s našimi minimálnymi požiadavkami. V prípade ich správnej aplikácie, a to nielen s ohľadom na ich pomenovanie, ale aj s ohľadom napr. na určenie ich váhovosti, verejný obstarávateľ môže získať za rovnaké peniaze vyššiu kvalitu, ktorá v sebe nesie napr. technologický vývoj, inovatívne riešenia a pod.

Nezabúdajme tiež na to, že meat kritériá, ktoré slúžia na vyhodnocovanie ponúk, sa musia preniesť do zmluvy a musí byť kontrolované ich splnenie alebo plnenie. T. j. ak je kritériom nejaký technický parameter (rozmer, výkon, účinnosť...), je potrebné riadne skontrolovať pri každej dodávke, či dodávaný tovar tento parameter spĺňa. Kritériá sa teda musia viazať nielen k hodnoteniu ponúk, ale najmä musia determinovať kvalitu a úroveň dodania predmetu zákazky, iba vtedy majú význam.

V rámci nastavovania, resp. vyhodnocovania iných kritérií ako najnižšia cena býva predmetom častej diskusie „objektívnosť/subjektívnosť“ vyhodnocovania jednotlivých sub-kritérií. Máte odporúčania pre ostatných verejných obstarávateľov ako sa zamýšľať nad týmto aspektom a ako mu poprípade predísť?

V rámci štandardných, najmä súťažných postupoch verejného obstarávania, je objektívnosť podmienok verejného obstarávania veľmi dôležitý aspekt. Vzbudzuje viackrát spomínanú dôveru v proces verejného obstarávania a napomáha zvyšovaniu celospoločenského povedomia o kvalite verejného obstarávania.

Výnimkou nie je ani potreba objektivizácie vyhodnocovania ponúk, vrátane samotných kritérií. Pod objektivizáciou si predstavujem „čitateľnosť“, predvídateľnosť konania, spravodlivosť. A v danom momente aj subjektívne môže spĺňať požiadavky objektívneho J. Stačí vopred nastaviť pravidlá, podmienky, postupy, mantinely očakávania dostatočne transparentne, jasne a jednoznačne. Ja zvyknem hovorievať, že proces verejného obstarávania vrátane kritérií na hodnotenie ponúk, je potrebné nastaviť tak, aby mu porozumel aj ten, kto verejnému obstarávaniu nerozumie... 

Ďalšou častou témou diskusie býva nastavenie jednotlivých váh pre sub-kritériá. Na základe Vašich skúseností viete odporučiť metódu, proces alebo postup, ktorý Vám priniesol dobré výsledky?

Akýkoľvek model vyhodnocovania ponúk, najmä ten zložitejší napríklad prostredníctvom meat kritérií,  je potrebné si ešte pred vyhlásením verejného obstarávaniacvičnenasimulovať a overiť efekt nastaveného spôsobu hodnotenia ponúk podľa kritérií. Relevancia váhovosti jednotlivých kritérií musí byť priamo úmerná ich dôležitosti vo vzťahu k ich vplyvu na dodanie/poskytnutie predmetu zákazky a v konečnom dôsledku na plnenie zmluvy. Aj v tomto prípade je veľmi dôležité, aby boli nastavenia realizované odborníkmi pre danú oblasť so znalosťou predmetu zákazky, ale aj trhu. Aj tu odporúčam inšpirovať sa príkladmi dobrej praxe.

Záverom a mimo Vami položených otázok a načrtnutých tém mi dovoľte zaželať všetkým čitateľom veľa múdrych rozhodnutí, dobrých nákupov, bezproblémových verejných obstarávaní, a najmä veľa odvahy. Každé verejné obstarávanie je dobrodružná cesta, na ktorú sa môžu vydať iba odvážlivci, preto všetkým, ktorí sa tejto  oblasti venujú s rovnakou vášňou ako ja, by som rada odkázala, že majú môj veľký obdiv a rešpekt.